Việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trừ các văn bản có nội dung bí mật nhà nước theo quy định, đó là nội dung của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ, ban hành ngày 12/7/2018, có hiệu lực thi hành từ ngày 06/9/2018.

 

     Quyết định nêu rõ, văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy; Bên gửi là cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử, còn bên nhận là cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử.Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Theo đó, nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phải thể hiện các thông tin như văn bản giấy thông thường như mã định danh của cơ quan, tổ chức, mã định danh cảu văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm văn bản; loại văn bản; trích yếu nội dung văn bản; hồ sơ, tài liệu gửi kèm;  trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...); chức vụ, họ tên người ký; mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc); bên gửi; bên nhận; thời gian gửi, nhận; thời hạn xử lý; lịch sử gửi, nhận văn bản; thông tin khác (nếu có).

Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử./.

                                                                                   Tin: Kim Nguyễn, BTT