Để giảm bớt những công đoạn thủ công, giảm chi phí cho đơn vị, tổ chức và tiến đến việc quản lý hồ sơ, công văn điều hành công việc hàng ngày một cách hợp lý, khoa học và hiện đại, từ năm 2015 đến nay, thành phố Vũng Tàu triển khai thí điểm việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp eOffice tại UBND thành phố, các phòng, ban và UBND phường, xã trên toàn địa bàn.

Kết quả bước đầu cho thấy, việc sử dụng phần mềm này đã mang lại hiệu quả nhất định. Theo các cán bộ trực tiếp thực hiện công tác này, chủ yếu là văn thư tại các địa phương cho thấy, từ khi ứng dụng eOffice vào tác nghiệp thì công tác quản lý công văn, tài liệu, hồ sơ... trong các khối hành chính sự nghiệp đã hạn chế tối đa trao đổi văn bản hành chính trên giấy tờ thủ công cũng như giảm sử dụng một loạt thiết bị như máy in, máy fax, máy photo…

Bà Hồ Thị Hoàng Anh – Cán bộ văn thư, UBND Phường 1 chia sẻ:  tôi thấy việc không sử dụng văn bản giấy nữa mà toàn bộ là sử dụng trên văn bản điện tử rất là tốt, thuận tiện cho tất cán bộ chuyên môn và phòng ban khác. Về thời gian thì trong vòng 1 đến 2 giây thôi thì văn bản chuyển đi đến người nhận đã nhận được rồi.

Bà Trần Thị Thúy Nga – Cán sự văn thư Trung tâm VHTT-TT cho biết: tôi thấy đối với vấn đề về chuyển văn bản trên eOffice rất tốt, nó giảm được thời gian, kinh phí giấy tờ và các văn bản chuyển tới nhận rất nhanh. Tuy nhiên, một vấn đề khác đặt ra là để xử lý một văn bản trên môi trường mạng thì bắt buộc phải có cơ sở vật chất tương ứng ví dụ như là máy phải tốt , đường truyền nhanh thì mới đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra.

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành của cơ quan đơn vị giúp công việc được thuận lợi, nhanh chóng, giảm các chi phí về đi lại, giấy tờ … 

Không chỉ vậy việc thực hiện phần mềm này còn hạn chế tình trạng giải quyết công việc bị chồng chéo, tồn đọng, bỏ sót; Giảm lượng giấy tờ trao đổi, lưu trữ lớn dẫn đến khó kiểm soát, tìm kiếm, tốn không gian, thời gian lưu trữ và nhất là tiết kiệm một khoản kinh phí đáng kể… Đặc biệt, khi đi công tác thông qua mạng Internet lãnh đạo và chuyên viên vẫn có thể cập nhật công việc và tác nghiệp thông qua eOffice.

Với những kết quả đạt được đáng ghi nhận, thực hiện sự chỉ đạo của UBND tỉnh, mới đây UBND thành phố Vũng Tàu đã ban hành công văn số 2575/UBND-VP về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành của cơ quan đơn vị. Theo đó, UBND thành phố yêu cầu thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị và Chủ tịch UBND các phường, xã chỉ đạo cán bộ, công chức tại cơ quan, đơn vị tăng cường sử dụng văn bản điện tử, hộp thư điện tử công vụ. Đối với cán bộ công chức tại cơ quan, đơn vị phải thường xuyên trao đổi công việc trên hệ thống phần mềm eOffice. Và bắt đầu từ ngày 1/7/2017, các cơ quan, đơn vị phải chấm dứt gửi thư mời, một số văn bản bằng giấy.  

Trước yêu cầu này, Sở Thông tin truyền thông cũng đã chỉ đạo các đơn vị có liên quan tăng cường công tác kiểm tra nhằm đảm bảo thông suốt hệ thống đường truyền không để bị gián đoạn trong thời gian các đơn vị thực hiện. Cùng với đó các đơn vị trực tiếp sử dụng cũng kiến nghị tăng cường công tác đào tạo, tập huấn việc sử dụng phần mềm eOffice và đầu tư cơ sở hạ tầng tương ứng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người thực thi nhiệm vụ chuyển tải thông tin.         

Có thể nhận thấy,  khi thực hiện chấm dứt gửi thư mời, một số văn bản bằng giấy sẽ giúp Thành phố đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước, qua đó góp phần xây dựng chính quyền điện tử công khai, minh bạch, hiệu quả./.   

Bài, ảnh: Huy Tuấn, BBT