Báo cáo với đoàn kiểm tra, đại diện Phòng Nội vụ Thành phố cho biết, trong những năm gần đây, đặc biệt là từ khi Luật lưu trữ ra đời và có hiệu lực, UBND thành phố Vũng Tàu đã tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ đến các phòng, ban, đơn vị, UBND các phường, xã. Ngoài ra còn tổ chức nhiều lớp tập huấn, kiểm tra hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ, cải tạo nâng cấp kho lưu trữ hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ… Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố đã ngày càng hoạt động có hiệu quả. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo về nội dung và thể thức; Văn thư UBND phố và các phòng, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND thành phố đều sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến và xử lý hồ sơ công việc trên hệ thống mạng điện tử, mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ nhanh chóng công tác quản lý và điều hành của các cơ quan. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quan tâm chỉ đạo thực hiện, tuy nhiên riêng về tình hình nộp lưu hồ sơ còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực hiện được do chưa bố trí được kho lưu trữ hiện hành hoặc kho đựng tài liệu quá tải, không đủ diện tích để tiếp nhận thêm tài liệu mới. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ đã được thực hiện tốt hàng năm.

 

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ của thành phố vẫn còn một số hạn chế: số lượng biên chế còn chưa đáp ứng đủ yêu cầu; Việc soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ban hành; Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn chưa đầy đủ, chính xác theo quy định; Tiến độ chỉnh lý tài liệu tồn đọng còn chậm; Kho lưu trữ nhìn chung còn chật hẹp, không đảm bảo cho việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu. Do đó, thành phố cũng kiến nghị với đoàn một số vấn đề như:  đề nghị Bộ nội vụ quan tâm, xem xét giao chỉ tiêu biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan thuộc cấp huyện có nhiều hồ sơ, tài liệu; ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về hưởng chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm; quan tâm thực hiện việc tặng kỷ niệm chương “Vì sự ngiệp văn thư, lưu trữ” để ghi nhận, tôn vinh những cá nhân có nhiều đóng góp cho sự nghiệp văn thư, lưu trữ.

Ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Phát biểu tại buổi làm việc

 

Phát biểu tại buổi làm việc, ông Hoàng Trường đánh giá cao những kết quả mà thành phố Vũng Tàu đã đạt được về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua, đồng thời đề nghị thành phố tiếp tục quan tâm chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Tăng cường bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ, triển khai thực hiện đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng; Chuẩn bị tốt các điều kiện để tổ chức thu thập, tiếp nhận tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các nguồn nộp lưu theo quy định; Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xử lý nghiệp vụ, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu./.