Vừa qua, UBND thành phố Vũng Tàu đã ban hành Chỉ thị số 2577/CT-UBND ngày 07/6/2019 về việc tăng cường công tác quản lý Văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Theo đó, sau thời gian thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND thành phố về thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ thì các cơ quan, đơn vị đã có nhiều chuyển biến tích cực, đã cung cấp thông tin tài liệu kịp thời cho công tác quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế-xã hội của thành phố.

Tuy nhiên qua kiểm tra thực tế cũng như báo cáo của các cơ quan, đơn vị cho thấy tại một số cơ quan, đơn vị vẫn còn tồn đọng một số hạn chế trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ như: Việc chấp hành và giao nộp hồ sơ lưu trữ còn chưa nghiêm, tình trạng hồ sơ rời lẻ, tồn đọng, tích đống còn nhiều, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu. Một số văn bản đã phát hành nhưng bản gốc lưu tại văn thư không đóng dấu làm ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu cũng như việc sao y. Một số văn bản lỗi in ấn, thậm chí còn nguyên chữ ký đã đóng dấu được đem bán giấy loại để gói hàng (đã có phản ánh).

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND thành phố đã ban hành, Chủ tịch UBND thành phố Chỉ thị:

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các phường, xã:

Thư nhất: Cần phổ biến, tuyên truyền đầy đủ bằng văn bản các quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ đến công chức, viên chức tại cơ quan đơn vị (Luật Lưu trữ 01/2011; Nghị định 01/2013/NĐ-CP; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2014 về công tác văn thư; Nghị định 09/20110/NĐ-CP ngày 08/2/2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư 01/2011/TT-BNV…) bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật.

Thứ hai: Cần ban hành kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hằng năm, quán triệt tới cán bộ, công chức tại cơ quan, đơn vị thực hiện đúng quy định; Đóng dấu đầy đủ vào văn bản trước khi phát hành, chấm dứt tình trạng bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị chưa đóng dấu; Soạn thảo văn bản hành chính theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; Chỉ đạo cán bộ, công chức tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định; Thực hiện đầy đủ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu của cơ quan cấp trên; Thống kế, lập dự toán tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; Bố trí kho lưu trữ hiện hành, đảm bảo đủ diện tích để lưu trữ tài liệu và hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan chuyển về kho hàng năm: Các văn bản in ấn, photo còn dư thừa trước khi bỏ phải hủy hết thông tin tài liệu bằng phương pháp nghiền nhỏ qua máy hủy giấy. Nghiêm cấm việc bán các loại tài liệu theo hình thức giấy loại khi văn bản còn nguyên vẹn thông tin, có chữ ký đã đóng dấu.

UBND thành phố Vũng Tàu giao cho phòng Nội vụ tham mưu UBND thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện tốt quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; Tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ việc chấp hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; Giao Phòng Tài chính-Kế hoạch hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng của các cơ quan, đơn vị theo quy định; Giao Văn phòng HĐND và UBND thành phố hướng dẫn các cơ quan, đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, quy trình giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.

Chủ tịch UBND thành phố yêu cầu Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị, UBND các phường, xã nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này./.

Tin: Bằng Lăng, BBT